Assistants médicaux

Les missions d’un assistant(e) médical(e) sont détaillées dans le cadre du Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) élaboré dans le cadre de la Commission Paritaire Nationale pour l’Emploi et la Formation Professionnelle (CPNEFP) de la Convention collective du Personnel des Cabinets Médicaux.

C’est le médecin qui choisit les missions qu’il confie à assistant(e) médical(e), dans le respect du référentiel.

A titre indicatif :

• des missions d’organisation et de coordination : les assistants médicaux peuvent remplir une mission de coordination notamment avec les autres acteurs intervenant dans la prise en charge des patients.
• des tâches de nature administrative : ces tâches consistent en des missions sans lien direct avec le soin, comme par exemple : l’accueil du patient, la création et la gestion du dossier informatique du patient, etc.
• des missions en lien avec l’activité médicale au cabinet : préparation et déroulement de la consultation (aide à l’habillage, au déshabillage, prise de constantes…) ; préparation et aide à la réalisation d’actes techniques.

La CPNEFP des cabinets médicaux, avec la participation de la DGOS, a élaboré un référentiel d’activités et de compétences, ainsi qu’un référentiel d’évaluation pour la délivrance du CQP assistant médical. Ce dernier a été inscrit au Répertoire national des certifications professionnelles sous le N° RNCP 36358 – Code NSF331 lors de la Commission de France Compétences du 22 avril 2022.

Il est à ce titre, et depuis cette date, pleinement reconnu par l’Etat. Les délivrances des premiers CQP ont commencé.

La création de ce nouveau métier constitue entre autres une possibilité d’évolution professionnelle pour les secrétaires médicales ou de reconversion pour les professions paramédicales comme infirmièr(e)s ou aides-soignant(e)s.

Les prérequis à l’entrée en formation sont les suivants :

• niveau 4 pour les demandeurs d’emploi ne possédant pas d’expérience dans le secteur de la santé ;
• certification de niveau 4 validée en secrétariat médical, ou non validée à condition d’avoir une expérience professionnelle de 3 ans comme secrétaire médicale ;
• certification de niveau 4 pour les salariés en reconversion.

Pour obtenir le CQP assistant(e) médical(e), il convient de suivre les 389H de formation auprès d’un organisme agréé par la CPNEFP. Il est possible d’intégrer la formation à tout moment de l’année.

Attention, la CPNEFP rappelle fermement qu’un assistant médical n’est pas un professionnel de santé et que ses compétences n’autorisent que la réalisation d’examen avec des appareils totalement automatiques.

L’arrêté du 7 novembre 2019 a prévu que pour les détenteurs d’un diplôme d’Etat d’infirmier (DEI), d’un diplôme d’Etat d’aide-soignant (DEAS) et d’un diplôme d’Etat d’auxiliaire de puériculture (DEAP) seule une formation d’adaptation à l’emploi de 112h, dans le champ de l’organisation et de la gestion administrative d’un cabinet médical est requise pour les assistants médicaux non-détenteurs du CQP assistant(e) médical(e), dans un délai de trois ans après leur prise de fonction.

Nouveauté : si le médecin souhaite que la secrétaire médicale devienne assistante médicale, cela est tout à fait possible, à condition d’utiliser un secrétariat téléphonique.

Si le médecin souhaite que la secrétaire médicale devienne assistante médicale, cela est tout à fait possible. Mais attention, l’assistant(e) médical(e) n’a pas vocation à prendre la place d’un emploi existant.

Le justificatif d’obtention du CQP par l’assistant médical devra être adressé à la caisse de rattachement au plus tard à l’issu du délai de 3 ans.

Comment est prise en charge la formation ?

La formation est prise en charge par l’OPCO EP selon les barèmes suivants.

Deux solutions :

• l’employeur avance les frais (coûts pédagogiques, frais annexes et frais de salaires pendant la formation) et se faire rembourser ensuite par l’OPCO EP ;
• l’employeur, lors de la demande de prise en charge sur le site de l’OPCO EP, demande à ce que l’organisme de formation se fasse régler directement par ce dernier. 

En signant le contrat avec la Caisse d’assurance maladie, le médecin s’engage à recruter un assistant médical salarié sur la base d’une durée horaire correspondant aux options choisies (mi-temps ou temps plein quel que soit la zone d’exercice et sans obligation d’exercice coordonné).

Nouveauté : L’option tiers temps a été supprimée mais par dérogation, ceux qui avaient l’aide pour un tiers temps peuvent poursuivre de façon pérenne.

Afin de justifier de cet engagement, le médecin devra fournir le contrat ou un extrait du contrat de travail de l’assistant médical dans un délai d’un mois après l’embauche.

Le médecin peut recruter directement l’assistant(e) médical(e), mais il peut aussi faire appel pour ce recrutement à un groupe de médecins libéraux ou à une structure habilitée à être employeur.

Sur l’ensemble du territoire, les médecins en secteur 1 ou secteur 2 ayant souscrit à l’OPTAM ou OPTAM CO, et exerçant  les spécialités suivantes :

• Les médecins généralistes ou spécialistes en médecine générale,
• Les médecins à expertise particulière, MEP (si médecin traitant)
• Toutes les médecins spécialistes (sauf radiologues, radiothérapeutes, stomatologues, anesthésistes, médecins anatomopathologistes et médecins nucléaires).

Les chirurgiens sont éligibles si leurs honoraires cliniques représentent plus de 80% de leurs honoraires totaux sans dépassement.

Sur dérogation possible en CPL pour une spécialité si tensions locales dans l’accès aux soins.

Le bénéfice de l’aide conventionnelle pour le recrutement d’un(e) assistant(e) médical(e) est réservé aux médecins de secteur 1 et aux médecins de secteur 2 ayant souscrit à l’OPTAM ou OPTAM CO.

L’exercice coordonné n’est pas obligatoire. 

Pour être éligible, 2 notions importantes : patientèle médecin traitant et file active (nombre de patients différents vus au moins une fois dans l’année).

La CNAM choisira l’option la plus avantageuse pour le médecin pour définir les objectifs

Par ex, la patientèle moyenne MT d’un médecin généraliste est de 1095 patients. Le seuil pour bénéficier du dispositif a été fixé au 30ème percentile soit 775 (c’est-à-dire que 70% des MG ont plus de 775 patients médecin traitant).

File active : nombre de patients différents vue durant l’année. Le 30ème percentile est de 1219 pour les MG. La file active sera le critère pour les spécialistes autres que les MG.

Critères d’éligibilité :

• Pour les médecins généralistes : avoir plus de 775 patients MT déclarés (adultes et enfants)
• Pour les pédiatres : avoir plus de 51 patients MT et/ou 949 patients en file active
• Pour les autres spécialités : avoir une file active au P30

Il existe des dérogations du seuil minimal d’activité :

• Pour les médecins installés depuis moins de 12 mois ;
• Pour les médecins reconnus travailleurs handicapés (RQTH) ou atteints d’une affection de longue durée (ALD) ;
• Pour les médecins à exercice mixte (le calcul de la patientèle se fait au prorata des jours travaillés en exercice  libéral) ;
• Pour les médecins de plus de 65 ans.

Si le médecin remplit les conditions d’éligibilité à l’aide à l’embauche d’un(e) assistant(e) médical(e), il doit signer un contrat de 5 ans renouvelable avec la caisse d’assurance maladie. Un certain nombre de pièces justificatives sont à fournir, en particulier les éléments justifiant de l’emploi effectif de l’assistant(e) médical(e) dans un délai d’un mois après l’embauche.

Le financement est annuel, légèrement dégressif en 2e année et troisième année, puis pérenne au-delà.

Pour la première et deuxième, l’acompte est de 100% de la somme due et est versé dans le mois qui suit la réception des pièces justifiant le recrutement de l’assistant(e) médical(e).

Les années suivantes l’aide est versée tous les 6 mois et est ajustée en fonction des objectifs. Il sera tenu compte des facteurs objectifs pouvant justifier de la non atteinte des résultats (par ex, pas de patient sans médecin traitant dans son secteur d’exercice).

2 options sont proposées au médecin, selon le niveau de financement et d’engagement que le médecin juge approprié à ses besoins et à son organisation :

• Un demi équivalent temps plein (1/2 ETP) ;
• Un équivalent temps plein (1 ETP).

Nouveauté : Deux options permettant de recruter 1,5 ETP ou 2 ETP sont ouvertes pour les seuls médecins répondant aux conditions cumulatives suivantes :

• Exerçant en zone d’intervention prioritaires (ZIP) ;
• Qualifiés ou spécialistes en médecine générale (à l’exclusion des médecins à exercice particulier (MEP) ;
• Ayant déjà signé un contrat option 1 ETP ;
• Ayant atteint l’intégralité des objectifs de son contrat ;
• A partir de la 3ème année du contrat.

Un avenant au contrat est signé pour modifier l’option à la date anniversaire de celui-ci, pour la durée restante du contrat. Un nouvel objectif en nombre de patients supplémentaires à prendre en charge est défini sur la base de la patientèle initiale. Cet objectif est à atteindre à l’issue de l’année suivant la signature de l’avenant au contrat. Si l’objectif n’est pas atteint, le montant de l’aide est proratisé sur la base du taux d’atteinte de l’objectif.

Équilibré dans son principe même, le dispositif prévoit que le médecin s’engage à augmenter sa patientèle proportionnellement au niveau de financement qu’il reçoit de l’Assurance Maladie.

La mesure a été volontairement conçue pour être ouverte et souple : c’est le médecin qui décide selon sa pratique et l’organisation de son cabinet comment il veut être épaulé par un assistant médical et qui détermine les missions qu’il souhaite lui confier : soutien administratif, accompagnement de la consultation, organisation et coordination avec les autres acteurs de santé.

Le dispositif mis en place prévoit que le médecin s’engage à assurer l’accueil et la prise en charge de nouveaux patients grâce au temps dégagé par l’assistant médical.

En contrepartie du financement, un objectif individuel de progression de la patientèle est fixé. Il est déterminé en fonction de la taille de la patientèle du médecin traitant ou de sa file active telle qu’observée en fonction des données disponibles au moment de la signature de l’accord, avec des niveaux de progression modulés selon le point de départ.

Pour les médecins généralistes, ces objectifs s’appliquent aussi bien pour les patients qui les ont désignés comme médecin traitant que pour leur file active (nombre de patients différents vus dans l’année).

Les engagements à prendre davantage de patients sont proportionnés à la taille initiale de la patientèle du médecin : plus sa patientèle est déjà conséquente, moins il aura à accueillir de nouveaux patients.

Afin que l’appui de l’assistant(e) médical(e) produise tous ses effets, ces engagements ne sont pas vérifiés les deux premières années et ce n’est qu’à compter de la troisième année que l’aide versée sera modulée en fonction de l’atteinte des engagements prévus.

Concrètement :

• 1^ère et 2^ème année : période d’observation sur le suivi de l’atteinte des objectifs fixés au médecin signataire. Même si les objectifs ne sont pas atteints, l’aide prévue est maintenue. 
• 3^ème année : la caisse vérifie l’atteinte des objectifs par le médecin employeur.
  • Si le niveau de patientèle atteint est égal ou supérieur à 75% de l’objectif, l’aide est versée intégralement.
  • Si le niveau de patientèle atteint est égal ou supérieur à 50% de l’objectif, l’aide versée est égale à 75%.
  • Si le niveau de patientèle atteint est inférieur à 50% de l’objectif, l’aide est versée au prorata du résultat obtenu.

Montant de l’aide conventionnelle relatif aux options 1,5 ETP et 2 ETP :.

• S’il est généraliste ou spécialiste en médecine générale, à augmenter sa patientèle adulte médecin traitant et sa file active.
• S’il est d’une autre spécialité, à augmenter sa file active.

La progression attendue dépend de la taille de la patientèle adulte médecin traitant (MT) et/ou de la file active du médecin au moment du recrutement de l’assistant(e) médical(e). Plus les patientèles MT et file active initiales sont importantes, moins le médecin aura à accueillir de nouveaux patients.
Le dispositif prévoit que le médecin s’engage, à partir de la 3^ème année au plus tard, à augmenter sa patientèle proportionnellement au niveau de financement qu’il reçoit de l’Assurance Maladie :

• option 1 (recrutement d’au moins 1/3 ETP d’assistant médical) : le médecin s’engage à augmenter sa file active et/ou sa patientèle adulte médecin traitant de + 20 % à 0 % (maintien) ;
• option 2 (recrutement d’au moins ½ ETP d’assistant médical) : le médecin s’engage à augmenter sa file active et/ou sa patientèle adulte médecin traitant de + 25 % à 0 % (maintien) ;
• option 3 (en zone sous-dense, recrutement d’un ETP d’assistant médical) : le médecin s’engage à augmenter sa file active et/ou sa patientèle adulte médecin traitant de + 35 % à + 5 %.

La caisse d’assurance est là pour donner au médecin sa file active et les objectifs à atteindre.

Avec un(e) assistant(e) médical(e), le médecin bénéficie de plus de temps médical, et mécaniquement, il voit plus de patients. A 30 mois, c’est une augmentation de presque 10% de la patientèle.

Le montant de l’aide est modulé à compter de la 3ème année en fonction de l’atteinte par le médecin des objectifs d’augmentation de sa patientèle fixés au contrat et majoré pour les médecins ayant les patientèles les plus importantes.

Une fois l’objectif atteint, la patientèle doit être maintenue au même niveau. A défaut l’objectif demeure applicable aux années suivantes jusqu’à son atteinte.

Vérification du respect des engagements

• Pour le médecin généraliste et le pédiatre :

Lorsque l’un des deux objectifs est atteint et que la patientèle de l’autre objectif n’est pas en diminution sur la période, le médecin perçoit 100% de l’aide.

Lorsqu’aucun des objectifs n’est atteint mais que les patientèles ne sont pas en diminution sur la période, l’aide est proratisée sur la base de l’indicateur dont le résultat est le plus haut.

Dans tous les cas, lorsque la patientèle de l’un des deux objectifs est en diminution sur la période, aucune aide n’est versée.

• Pour les autres spécialités, l’aide est calculée de la façon suivante :
  • 100% de l’aide en cas d’atteinte de l’objectif ;
  • proratisation de l’aide en fonction du taux d’atteinte de l’objectif lorsque celui-ci n’est pas atteint mais que la patientèle n’est pas en diminution ;
  • absence d’aide lorsque la patientèle est en diminution sur la période.

L’aide est versée en une seule fois les 1ères et 2èmes années du contrat dans le mois suivant la signature ou la date anniversaire du contrat.

Elle est versée en 2 fois à compter de la 3ème année :
Un acompte, vers dans les 2 mois suivants la date anniversaire correspond à :

• 50% du montant en 3ème année ;
• 50% du montant de l’aide de l’année à compter de la 4ème année.

Le solde versé à la date anniversaire de l’année suivante correspond à l’aide maximale, proratisée, le cas échéant, sur la base du taux d’atteinte de l’objectif, de laquelle est déduit de l’acompte versé au titre de l’année.

• En cas de demande de changement d’option : avenant signé pour la durée restante du contrat en cours avec fixation d’un nouvel objectif selon l’option choisi, sur la base de la patientèle initiale.
• Si le contrat arrive à son terme : poursuite du contrat dans les mêmes termes, pour 5 ans, si le médecin le souhaite. Le montant de l’aide correspond au montant de l’aide à l’emploi de la 3^ème année, sous réserve de l’atteinte des objectifs.
• Nouveau contrats (postérieurs à juillet 2024) : contrats conclus pour 5 ans et renouvelés par tacite reconduction.

Attention, si le médecin rompt son contrat avant le terme, en particulier avec pour objectif de rentrer dans le nouveau dispositif, il doit attendre un délai de carence de 2 ans avant de signer.