5 idées pour gagner du temps sur la gestion d'un cabinet médical

Quels outils ou habitudes mettre en place pour gagner du temps au quotidien sur la gestion de son cabinet médical ? Découvrez 5 pistes à investiguer pour une efficacité optimisée au maximum.

Anaïs Limpalaër
26 september 2019

Selon une étude récente de la Drees, un médecin généraliste passe en moyenne 5h30 par semaine sur des tâches de gestion et de coordination, ainsi que 2h à la mise à jour des connaissances.

Un chiffre qui prouve combien les praticiens peuvent se concentrer sur des tâches de gestion annexes, perdant ainsi un temps précieux qui pourrait être dédié à l’amélioration de la relation patientèle, ou à l’augmentation de leur nombre de patients. 

Quels outils ou habitudes mettre en place pour gagner du temps au quotidien sur la gestion de son cabinet médical ?

Découvrez 5 pistes à investiguer, certaines pour les médecins spécialistes, d’autres pour les généralistes, et d’autres encore pour tous les praticiens. Leur point commun : une efficacité optimisée au maximum.

1/ Pour les spécialistes : Bien choisir son système de secrétariat médical 

Le secrétariat médical est au coeur de la stratégie de gestion d’un cabinet médical.

Si de nombreux praticiens continuent encore à accepter les appels entrants pendant les consultations, et gèrent leurs plannings eux-mêmes, ils sont de plus en plus nombreux à déléguer ces tâches à un secrétariat. Un essentiel, lorsque l’on sait que les généralistes passent en moyenne 84 minutes par semaine sur la prise de rendez-vous uniquement.

Comme vous le savez bien, votre secrétaire idéale doit être fiable, empathique, et à l’écoute de la patientèle. Cependant, pour réellement gagner du temps sur la gestion de votre cabinet médical, pensez à aller plus loin dans la formation de votre secrétaire. 

L’idéal ? Pouvoir lui déléguer à la fois des tâches :

  • Qui ne nécessitent pas de connaissance métier. Prise de rendez-vous, rappel des patients pour confirmation, encaissements en fin de consultation, reprise de comptes-rendus médicaux… 
  • Liées à votre spécialité. Une fois familiarisée avec votre coeur métier, la secrétaire est capable de gérer la bande passante des demandes de la patientèle, en sachant notamment différencier une réelle urgence médicale de celle qui peut attendre quelques jours supplémentaires (duplicatas d’ordonnances, dossiers administratifs…). Vous n’êtes ainsi plus le seul à devoir arbitrer l’urgence réelle des appels entrants.

Vous n’avez que trop peu de temps ou de budget à dédier au recrutement d’une secrétaire médicale ? Pensez au télésecrétariat

Généralement 5 à 10% moins cher qu’une assistante médicale dédiée, le télésecrétariat vous permet de maîtriser plus finement vos coûts. Vous choisissez de rémunérer des spécialistes de la prise de rendez-vous au forfait horaire fixe ou en fonction des heures travaillées, pour plus de flexibilité.

L’astuce en plus : Un service de télésecrétariat peut également venir en renfort de votre assistante médicale, en périodes de grande affluence. Vous pouvez déterminer qu’après un nombre de sonneries spécifique, les appels sont renvoyés vers le service, qui les prend alors en charge.

2/ Pour les généralistes : Utiliser au mieux le service Ameli Pro

Si à l’heure actuelle, on déplore toujours l’absence de solution de DMP ou de carnet de santé en ligne aboutie, les généralistes, véritables colonnes vertébrales du parcours de santé des patients, sont encore peu à profiter d’un outil déjà mature.

Cet outil, fort utile pour simplifier sa gestion de cabinet, est le service en ligne Ameli Pro.

Sur Ameli Pro, il est possible de :

  • Dématérialiser un certain nombre de tâches administratives : déclaration de médecin traitant, déclaration de maladie à 100%, accident de travail… 
  • Retrouver l’historique des remboursements du patient et des médicaments délivrés en pharmacie
  • Tracer les visites à d’autres spécialistes consultés au cours de l’année précédente, ou à des services hospitaliers où a été admis le patient… 

De quoi poser le socle d’un carnet de santé en ligne assez intéressant demain ? En tous cas, il s’agit bien d’une véritable boîte à outils pour le médecin généraliste souhaitant gagner en productivité. 

3/ Simplifier la gestion de sa communication médicale

La communication médicale, que ce soit avec vos patients ou avec vos confrères praticiens : voilà une tâche de gestion de cabinet médical qui peut rapidement entraver votre efficacité auprès de votre patientèle. 

Pour la simplifier au maximum, n’hésitez pas à appliquer ces quelques conseils concrets : 

  • Vous ménager, dans votre emploi du temps, des périodes dédiées à cette communication. 
  • Enregistrez vos comptes-rendus médicaux pendant la consultation, grâce à un système de reconnaissance vocale, ou à une note vocale que vous réécrivez par la suite ou transmettez à votre secrétaire pour retranscription.
  • Choisir les plateformes de messagerie sécurisées les plus pratiques et les plus utilisées par vos confrères. Une fois bien familiarisé à des outils comme APICrypt ou MSSanté, vous gagnerez un temps considérable. 

En termes d’outils, pensez également à vous doter d’un système de messagerie médicale universelle, comme Lifen

Leurs grands avantages ? Vous pouvez envoyer depuis votre logiciel métier et en 3 clics vos courriers médicaux, à n’importe lequel de vos correspondants, sans avoir à vous soucier du système de messagerie qu’il utilise. Lifen gère les flux APICrypt, MS Santé, et même le postal. Une solution pratique pour gagner plus de 3h chaque semaine sur la gestion de son cabinet médical, et ainsi dédier plus de temps à la satisfaction de sa patientèle. 

4/ Automatiser ou externaliser un maximum de tâches

Vous le savez bien : la gestion d’un cabinet médical englobe des tâches tout ce qu’il y a de moins médicales. 

Gestion des fournisseurs, de la comptabilité, de l’organisation logistique du cabinet… Autant de tâches qu’il est possible d’automatiser ou d’externaliser au maximum

Il existe pléthore de logiciels de comptabilité ou de gestion des fournitures médicales, plus ou moins centrés sur les professions de santé : 

  • George.Tech vous permet de gérer votre comptabilité, spécifique à votre activité, aisément
  • Medelse, pour trouver aisément un remplaçant lors de vos indisponibilités
  • Une solution de paiement par carte bancaire via Terminal de Paiement Électronique, type Qonto ou celles que peuvent proposer les banques

N’hésitez pas à les tester en amont : nombreux sont ceux qui proposent des offres d’essai gratuites. 

Et pourquoi pas vous débarrasser des tâches annexes, dans lesquelles vous n’apportez pas de réelle valeur ajoutée à votre patientèle En 2016, encore 14% des médecins généralistes disaient s’occuper de l’entretien du sol de leurs locaux… une tâche qui leur coûtait pas moins de 80 minutes par semaine. 

Même si l’externalisation ou l’automatisation de ces tâches peut vous paraître chronophage en premier lieu, et demande un certain budget, c’est ensuite autant de temps dégagé pour des missions cruciales au développement de votre cabinet.

5/ Optimiser son outil de prise de rendez-vous pour améliorer la gestion du cabinet

Pour gagner du temps, tout est une question de planning. Or, quoi de mieux pour gérer son planning qu’un système de prise de rendez-vous éprouvé ? 

On ne vous apprend sans doute rien si l’on vous parle de plateformes de prise de rendez-vous comme Doctolib, Allo Docteur ou encore RDVMédicaux, et de leurs bénéfices au quotidien. 

Veillez à optimiser votre utilisation de cet outil-clé du médecin connecté d’aujourd’hui :

  • Reliez votre agenda digital à votre outil, pour voir apparaître en temps réel les changements de votre planning. Si vous avez également une secrétaire, n’oubliez pas de synchroniser leurs propres plannings également.
  • Gérez finement les paramètres de l’outil : acceptez-vous les nouveaux patients ? Quels types de rendez-vous proposez-vous (en fonction par exemple de certains problèmes qui peuvent prendre plus ou moins de temps lors de la consultation) ? 
  • Personnalisez les messages dans la plateforme. Indiquez par exemple à vos patients les documents à apporter, ou les examens à avoir mené auparavant. Certains outils vous permettent même d’ajouter des pièces-jointes à vos emails de confirmation, où vous pouvez demander à vos patients de remplir un formulaire de pré-consultation contenant leurs antécédents, leurs traitements actuels, le motif de la consultation… 
  • Paramétrez les notifications pour vos patients : prévenez-les par SMS de vos retards éventuels, ou demandez-leur confirmation de leur rendez-vous.

N’hésitez pas à consacrer un peu de temps à l’étude minutieuse de l’outil, notamment en regardant de près ses FAQ. Vous y trouverez sans aucun doute des fonctionnalités qui concernent précisément votre spécialité, et y gagnerez en temps de gestion de cabinet médical par la suite.

L’essentiel en 5 points

  • Médecin spécialiste : prenez le temps de choisir un système de secrétariat médical sur-mesure, qui vous accompagne réellement dans vos tâches quotidiennes et spécifiques à votre métier.
  • Médecin généraliste : creusez l’outil en ligne Ameli Pro, pour gagner en efficacité sur vos tâches administratives les plus récurrentes.
  • Quelle que soit votre spécialité, simplifiez votre communication médicale, notamment grâce à des outils comme Lifen, qui vous aident à dématérialiser une bonne partie de votre communication.
  • Trouvez des services-clés, adaptés aux praticiens, pour automatiser un maximum de vos tâches annexes : suivi de vos fournitures médicales, gestion comptable, nettoyage de vos locaux… 
  • Creusez au maximum l’utilisation de votre outil de prise de rendez-vous en ligne, pour donner le plus d’informations nécessaires à votre patientèle dès qu’ils s’y connectent.

Grâce à ces quelques leviers concrets, voilà votre gestion de cabinet médical simplifiée, fluidifiée, et optimisée, pour un planning plus efficace.


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